7. Informe de No Conformidades

Debe ser:

• Conciso y objetivo;

Constar la identificación del área auditada, identificación del auditado contactado, ítem de la norma asociada a la no conformidad, y otros;

Las NC´s deben estar soportadas por testimonios concretos, y comprender:

• La observación detectada;
• La atribución contra la cual la NC es informada;
• Explicación del por qué la observación es una NC, fundamentada por evidencias objetivas.

Ejemplos de NC:

EJEMPLO:“El procedimiento de monitoreo de caudales PC-PA-01 señala que la presión debe registrarse 3 veces al día, sin embargo en las planillas de monitoreo REG 1001, de los dos últimos meses Agosto y Septiembre del 2004) se observa que solo se han registrado presiones dos veces al día.

EJEMPLO:“El ítem 5.3 Política de la ISO 9001 dice que la política debe incluir un compromiso de mejora continua, sin embargo la política de la empresa (ref. manual SGC) no incluye dicho compromiso de mejora continua”.

EJEMPLO:”El ítem 5.6.1 de Revisión por la Dirección dice que se debe considerar dentro de la revisión a la política y objetivos de calidad, sin embargo en el acta de revisión no se contempla a la política y objetivos como parte de la revisión”.

CÓMO REDACTAR UNA NO CONFORMIDAD:

• Deben redactarse de forma clara y concisa ya que puede que el auditado o el auditor que realice el seguimiento no la comprenda. Debe redactarse de forma positiva.
• Descrita de forma correcta puede ser de gran ayuda al auditado para subsanar el problema detectado.
• Dado que en las auditorías internas pueden realizarse recomendaciones, en algunos casos puede ser interesante colocar indicaciones al auditado a modo de comentario.
• Cuando no existen evidencias objetivas para levantar una No Conformidad pero se intuye en ella una cierta desviación. Es conveniente dejar constancia de las Observaciones, para ayudar a mejorar el sistema.